В системе реализован гибкий блок функциональности для регистрации сведений о входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документах.
Журнал регистрации
Журналы регистрации — это электронные реестры, в которых фиксируются сведения о входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документах. Основная цель — обеспечить учёт, контроль движения и хранения документов на всех стадиях жизненного цикла.
В продукте реализован гибкий механизм настройки журналов регистрации, соответствующий часто встречающимся практикам и требованиям адаптации под нужды организации.
Гибкость настройки
Выбор раздела и фильтра. Каждый журнал регистрации может быть привязан к любому разделу системы:
| Возможный объект | Пример использования |
| Документ | Входящие и исходящие письма, приказы, служебные записки |
| Договор | Регистрация заключённых контрактов и доп. соглашений |
| Счёт | Учет и регистрация исходящих счетов |
| Пользовательский раздел | Например, регистрация инцидентов, заявок, актов и пр. |
В качестве источника данных используется любая сущность (entity), включая пользовательские разделы, созданные через мастер разделов.
Есть возможность настройки фильтра записей раздела в рамках правил регистрации для журнала регистрации, например:
- только активные договоры;
- счета по конкретному подразделению;
- документы определённого типа и т.д.
Система позволяет создать и классифицировать типы журналов в соответствии с практикой и требованиями внутреннего распорядка:
| Тип журнала | Назначение | Пример настройки в BPMSoft |
| Входящих документов | Регистрация писем от контрагентов | Объект: «Документ», фильтр правила регистрации: «Тип = Входящее письмо» |
| Исходящих документов | Отправка писем, запросов | Объект: «Документ», фильтр правила регистрации: «Тип = Исходящее письмо» |
| Внутренней документации | Служебная переписка, внутренние распоряжения | Объект: «Документ», фильтр правила регистрации: «Внутренние» |
| ОРД (приказы, распоряжения) | Организационные документы | Объект: «Документ», фильтр правила регистрации: «Тип = Приказ» |
| Журнал договоров | Учёт заключённых договоров и допов | Объект: «Договор», фильтр правила регистрации: «Состояние = Заключен» |
| Счета на оплату | Учёт выставленных счетов | Объект: «Счёт», фильтр правила регистрации: «Тип = Исходящий» |
Для каждого правила регистрации в журнале регистрации можно указать собственный шаблон, формат отображения, правила заполнения регистрационного номера.