Составим пошаговый пример маршрута, который может стать типовым. В то же время постараемся охватить наибольшую часть функционала.
Текстовое описание маршрута документа:
1. Создание документа
Инициатор (менеджер по работе с клиентами) создаёт новую карточку договора и ставит задачу юристу на составление и проверку формы документа-файла.
2. Подготовка формы документа-файла
Юрист составляет текст документа, проверяет юридическую корректность и прикрепляет сформированный файл к карточке договора.
3. Согласование внутри компании
Документ направляется на внутреннее согласование:
o Бухгалтерия проверяет финансовые условия.
o Отдел продаж подтверждает условия и сроки выполнения услуг.
4. Согласование с клиентом вне ИС (по email)
Менеджер отправляет документ клиенту на согласование по электронной почте. Клиент подтверждает документ или отправляет комментарии, которые учитывает менеджер и юрист.
5. Подписание документа
После согласования с клиентом документ направляется на подписание генеральному директору компании.
6. Ознакомление с подписанным документом
Подписанный документ направляется исполнителям (сотрудники, ответственные за выполнение услуг) для ознакомления.
7. Резолюция
Генеральный директор устанавливает резолюцию в карточке договора с конкретными поручениями исполнителям по выполнению условий договора.Схема маршрута
Построение маршрута:
П.М.1 Карточка маршрута
- Проверим, что на стенде имеются все необходимые роли/группы;
- Проверим, что ответственный по документу может запускать маршрут. Для этого учётной записи(УЗ) сотрудника должны быть выданы права доступа к операции «Запуск маршрута» (CanStartApproval) и к объекту «Согласующее лицо/отдел»;
- Открываем документ в состоянии «Подготовка» и выбираем [Отправить по маршруту] (включена настройка SmrIsNewRouteEnable)
П.М.2 Добавление элементов маршрута
- !Чтобы избежать большого количества однообразного описания, будем добавлять элементы скоупом.
Добавляем необходимое количество элементов маршрута: 4 элемента Шага маршрута, 1 БП и 2 завершения БП (положительный и отрицательный).
Для добавления элементов на рабочую область: наводим курсор на необходимый элемент, зажимаем левой кнопкой мыши (ЛКМ) и переносим в необходимое место;
- !Если при построении маршрута возникнут ошибки, затрагиваемые элементы маршрута будут выделены красной обводкой;
- Для переименования элемента маршрута необходимо нажать ЛКМ по его наименованию;
- !Чтобы удалить лишние элементы маршрута, необходимо навести на них и нажать ЛКМ по иконке закрытия (красный крестик);
- !Стартовый элемент нельзя удалить с рабочей области;
П.М.3 Добавление потоков
- Потоки в визуальном редакторе маршрута могут быть: по умолчанию(серый), по положительному результату(зелёный), по отрицательному результату(красный). Также на поток можно установить фильтр.
- !При построении маршрута необходимо исключить несколько потоков с одинаковыми условиями из одного элемента.
- Для добавления потока, необходимо нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по элементу, из которого будет выходить поток. На появившейся детали выбрать тип потока по цвету.
- Для удаления потока необходимо навести на правый край рамки с названием потока и нажать ЛКМ по появившейся иконке закрытия;
- Для установки фильтра по потоку необходимо навести на верхний левый угол наименования потока и нажать ЛКМ по появившейся иконке фильтра
- После нажатия на иконку фильтра потока откроется карточка фильтра. Для активации фильтра необходимо сделать активным признак «Использовать».
- ! При включенной фильтрации потока иконка фильтра отображается постоянно на рабочей области маршрута;
П.М.4 Наполнение элементов шага маршрута
- Карточка элемента маршрута открывается двойным кликом по элементу на рабочей области;
- По кнопке [Добавить] выбираем участников маршрута, это могут быть: сотрудники; контакты без УЗ на стенде, но с заполненным полем email; организационные или функциональные роли; роли относительно полей документа (например, руководитель сотрудника в поле «Ответственный» карточки документа);
- В каждой строке для участников маршрута можно выбрать:
- ожидаемый срок выполнения задачи (Дни/часы, расчёт времени в зависимости от системной настройки IsUseAbsenceHours);
- Тип согласования: Согласование, Ознакомление, Задача(стандартная активность с возможностью выбора категории), Подписание;
- Также можно в карточке можно отследить текущий статус маршрута, удалить строки (крестик), передвигать строки, зажав область захвата строки (вертикальные полосы);
- По умолчанию в элементе шага маршрута происходит поочерёдное прохождение маршрута сверху вниз. Для изменения приоритета необходимо зажать ЛКМ область захвата (четыре вертикальные полоски справа от иконки удаления строки) и переместить в нужное место;
- При отпускании ЛКМ над подсвеченной областью (как показано на скрине) произойдёт объединение строк для параллельного(одновременного) выполнения задач по маршруту;
- При объединении 2 и более строк, на карточке элемента шага маршрута отобразится признак «Ожидать выполнения всех». При его активации, во время прохождения маршрута выбранными участниками, маршрут в элементе продолжится другими его участниками даже в случае отрицательного результата по активности маршрута. В противном случае при первом отрицательном результате элемент шага маршрута будет завершён с отрицательным результатом без ожидания результата по активности от других участников в списке.
- При выборе группы участников (функциональной или организационной роли) станет доступным признак «Ожидать всех участников группы»:
- При выключенном признаке ожидается выполнение активности по маршруту от любого участника группы. Оповещение придёт всем участникам группы, но первый взявший в работу или поставивший результат станет ответственным по задаче, остальные активности буду автоматически отменены.
- При включенном признаке «Ожидать всех участников группы» ожидается результат по активностям маршрута от каждого участника группы. Создадутся индивидуальные подзадачи на каждого участника группы.
П.М.5.1 Добавление бизнес-процесса (БП) как часть маршрута
- Для добавления БП необходимо открыть карточку элемента двойным кликом ЛКМ и нажать [Добавить];
- Выбрать необходимый БП;
- При необходимости считывать или изменять атрибуты документа, сделать активным признак «Передавать Id документа как параметр». Тогда при запуске БП, в него будет передан параметр с кодом DocumentId;
- При необходимости продолжения маршрута только после завершения БП, сделать активным признак «Ожидать выполнения блока»;
- !В карточку элемента БП можно добавить только один БП. При повторном добавлении ранее добавленный БП будет удалён из карточки автоматически.
П.М.5.2 Подготовка БП
- БП должен быть подготовлен перед его добавлением в маршрут
- Для считывания Id документа помимо активации необходимо добавить параметр в БП (на вкладке «Параметры») как Текст или Уникальный идентификатор. В поле [Код] задать значение «DocumentId», поле [Значение] оставить пустым;
- В нашем БП мы считываем поля карточки документа(1), создаём привязанную к ней заполненную карточку резолюции(2), считываем поля карточки резолюции(3) и меняем статус(4) чтобы отправить уведомление и письмо для утверждения/вынесения резолюции Директором. Ниже скриншоты с параметрами элементов:
П.М.6.1 Запуск маршрута
Наш маршрут готов к запуску.
!При наличии ошибок или пустых объектов кнопка [Запустить маршрут] не активна.
Мы можем сохранить данный маршрут как шаблон, очистить рабочую область при необходимости построить новый маршрут или выбрать другой шаблон маршрута.
!При выборе маршрута из шаблона в визуальном редакторе маршрутов доступны только построенные в визуальном редакторе маршруты. И наоборот, шаблоны маршрутов, добавленные при включенной системной настройке SmrIsNewRouteEnable, не доступны на выбор в классическом маршруте.
П.М.6.2 Остановка маршрута
При необходимости маршрут может быть остановлен.
- На детали маршрута нажать иконку карандаша и в открывшейся карточке маршрута выбрать [Остановить];
- Ход маршрута будет выделен цветом. Рядом с элементом, на котором маршрут остановлен, появится красный круг;
- Остановленный маршрут можно продолжить или запустить новый.
П.М.7 Ход маршрута
П.М.7.1
При наступлении шага маршрута он отразится в карточке документа на вкладке «Маршрут». На вкладке «Связи» на детали «Активности» добавятся связанные с документов активности по маршруту;
- Пользователю Юрист пришло уведомление в ком.панель(1), также в карточке документа на панели задач для него отображается активность(2). От имени пользователя «Юрист» добавим печатную форму и завершим задачу как «Выполнена».
П.М.7.2 Согласование отделом продаж и бухгалтерией
- Согласование заданно на группы без ожидания от каждого участника. Представитель группы «Отдел продаж» (Продавец) и «Бухгалтерия» (Бухгалтер) согласовывают документ по нажатию [Согласовать] в карточке документа.
П.М.7.3 Согласование внешним контактом (Клиент) по электронной почте
Для контактов с заполненным email возможно согласование по электронной почте. При этом можно ограничить аудиторию для согласования в настройке (SmrEmailApprovalSetting), чтобы получателями сообщения с возможностью согласования были: все контакты, внешние контакты(без доступа к стенду), никто.
Шаблон, отправляемый контакту, называется «Задача на согласование для внешнего пользователя» и содержит в себе скрипт для отправке ответа по маске, чтобы результат согласования считывался системой.
П.М.7.4 Подпись документа
!Для подписи документа на компьютере пользователя и в открытом браузере должно быть установлено ПО КриптоПро CSP и «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» соответственно. Сертификат электронной подписи(ЭП) должен быть установлен в личном хранилище и отображаться в режиме проверки плагина КриптоПро.
- При наступлении шага маршрута у пользователя «Директор» в ком.панели отобразится уведомление о необходимости подписать документ.
- При переходе по ссылке в уведомлении откроется документ с доступными кнопками на панели действий.
- При нажатии [Подписать] откроется контекстное окно для выбора подписи из установленных на ПК пользователя.
- При подписании в строке с основным файлом отобразится иконка ключа.
П.М.7.5 Ознакомление с подписанным документом
На данном этапе проходит выполнение активности в рамках маршрута каждым участником группы «Отдел сервиса». В момент начала маршрут был остановлен и продолжен (П.М.6.2)
!Аналогично согласованию, ознакомление может проходить без доступа к стенду с помощью сообщения на электронную почту, если включена системная настройка IsSendEmailFamiliarization.
П.М.7.6 Создание резолюции и отправка на вынесение/утверждение
- В шаге П.М.5.2 мы подготовили БП для создания и отправки на рассмотрение утверждающим лицом резолюции.
- На данном этапе маршрут завершён(состояние документа «Утверждён»), создана резолюция и отправлена на рассмотрение.
- При включенной настройке «IsSendEmailResolution» можно утверждать резолюцию по электронной почте, без доступа к стенду;
- После утверждения резолюции, создания задач по ней и отправке на исполнение, резолюция перейдёт в статус «Исполнена».