Документооборот

  1. Домой
  2. Документация
  3. Документооборот
  4. Согласование документа
  5. Процесс согласования

Процесс согласования

После запуска согласования участникам в соответствии с порядковыми номерами будут созданы активности и разосланы уведомления о согласовании. В случае, если в согласовании участвует элемент организационной структуры (например, юридический отдел, т.к. неважно, кто именно из юристов будет участвовать в согласовании), уведомления о новой активности по согласованию будут присланы всем участникам данной группы.

Уведомление о согласовании

После нажатия на ссылку в уведомлении система перейдет в документ, который необходимо согласовать.

Карточка согласуемого документа

Для завершения активности по согласованию нажмите на кнопку [Согласовать], либо [На доработку].

При нажатии на кнопку [Согласовать] открывается окно подтверждения согласования документа.

Окно подтверждения согласования

В случае необходимости, согласующий может подтвердить свое действие электронной подписью (если у него таковая имеется).

Информация об этом сохранится в окне расширенного предпросмотра.

При желании вы можете оставить свой комментарий и после нажатия на кнопку [Согласовать] он будет помещен:

  1. На деталь [Текущее согласование] — если ваш этап маршрута согласования не был завершающим.
  2. На деталь [История согласования] — если ваш этап маршрута согласования был завершающим.
    В случае, если на данном этапе документ согласует группа пользователей, объединенная оргструктурой, активности по согласованию создаются на всех пользователей. Если задачу завершает один из пользователей, активности для коллег из оргструктуры автоматически отменяются.

После того, как последний этап маршрута согласования будет завершен с результатом [Согласовать], в профиле записи появится индикатор, который обозначает, что документ согласован.

Признак согласованности записи раздела [Документы]
Если в процессе согласования участвовала не только запись раздела [Документы], но и само ее вложение, индикатор появится на детали [Файлы и ссылки].

Признак согласованности файла вложения

В случае изменения согласованной записи раздела и/или вложения, система предупредит, что признак согласованности будет утрачен.

При нажатии на кнопку [На доработку] открывается окно подтверждения отправки документа на доработку.

Окно подтверждения отправки документа на доработку

Далее в окне подтверждения отправки документа на доработку необходимо ввести причину возвращения документу на доработку в поле [Комментарий]. После нажатия на кнопку [На доработку] комментарий будет помещен в соответствующее поле детали [Текущее согласование], процесс согласования будет прерван, инициатору согласования будет назначена активность на отработку замечаний и выслано соответствующее уведомление в коммуникационную панель и приложение Informer for Windows (для лицензии Docs Full). Для пользователя с лицензией Docs Standard уведомление поступит только в приложение Informer for Windows, т.к. в его версии системы отсутствует коммуникационная панель.

Деталь [Текущее согласование]
Уведомление об активности на доработку документа

После нажатия на ссылку в уведомлении система перейдет в активность по согласованию.

Карточка активности на доработку документа

Примечание. Ссылки на активности по документу также отображаются на вкладке [Связи] на детали [Активности] и в панели действий под индикатором состояний документа.

После завершения активности по отработке замечаний вы можете заново запустить согласование. При этом отредактировать вы можете только записи этапов согласования с состоянием «Не начато», то есть тех, которые еще не приступали к согласованию данного документа.

По завершении всех активностей по согласование ответственному за документ придет уведомление о завершении данного процесса.

Уведомление о завершении согласования

 

 

Материал был полезен? Да Нет