Для того, чтобы активности назначались только на тех сотрудников, которые присутствуют на рабочем месте, реализована соответствующая проверка.
Если при создании активности предполагаемый ответственный не работает, то система выдаст ошибку.
Далее Вы можете либо назначить ответственного, который может выполнить задачу в установленный срок, либо изменить время выполнения задачи, чтобы ее выполнил первоначальный ответственный.
Календарь сотрудника также будет в расчете сроков завершения активности.