Используйте деталь Файлы и ссылки, чтобы хранить вложения вместе с записью BPMSoft. Она может находиться в карточке документа, контакта или другой записи. Перед добавлением убедитесь, что открыта нужная карточка и у вас есть право изменять её вложения.
Добавить файл
- Откройте карточку записи и перейдите к детали Файлы и ссылки.
- Нажмите Добавить файл.
- Выберите файл на компьютере и подтвердите выбор.
- Дождитесь окончания загрузки. Убедитесь, что на детали появилась строка с правильным названием.
На детали отображаются название, основная версия файла, дата и время добавления и пользователь, который добавил файл. По этим сведениям можно проверить, что загружено нужное вложение.
Результат: файл связан с открытой записью и доступен пользователям, имеющим соответствующие права. Место физического хранения определяется настройками администратора.
Выбрать представление
В списке вложения отображаются строками. Это представление удобно для проверки версии, автора и даты добавления, а также для запуска предпросмотра и редактирования.
В плитках файлы и ссылки отображаются значками. Вид значка зависит от расширения файла. Переключение представления меняет способ отображения детали и не изменяет вложения.
Назначить основной файл
Основной файл — главное вложение карточки. В одной карточке одновременно может быть один основной файл.
- Выберите строку нужного файла.
- Откройте Действия и выберите Сделать основным.
- Проверьте, что основной файл отмечен соответствующим признаком.
Чтобы снять признак, выберите основной файл и выполните Действия → Сделать не основным. Для выбора актуальной редакции внутри одного вложения используйте основную версию.
Добавить ссылку
- На детали откройте Действия → Добавить ссылку.
- Заполните поля ссылки в открывшейся форме и сохраните запись.
- Откройте добавленную ссылку и проверьте, что она ведёт к нужному ресурсу.
Добавленная ссылка указывает на внешний ресурс. Она не является загруженным файлом, поэтому операции с версиями вложений к ней не применяются.
Удалить вложение
Выберите строку файла и выполните Действия → Удалить. Перед подтверждением сверьте название и запись, к которой относится файл. Если нужно убрать только одну редакцию, удаляйте версию в окне предпросмотра, а не всё вложение на детали.
Для нескольких вложений выберите Действия → Выбрать несколько записей, отметьте нужные строки и выполните удаление. Действие может быть недоступно для заблокированного файла или при недостаточных правах.
Если файл не добавился
Проверьте, завершилась ли загрузка и не появилось ли сообщение об ошибке. Уточните у администратора допустимый размер вложений и доступность выбранного хранилища. Не повторяйте загрузку несколько раз подряд, пока не проверили, нет ли уже созданной строки: иначе в карточке могут появиться отдельные одинаковые вложения.