Представляем вашему вниманию вторую статью из цикла «Обзор функциональных возможностей File X for bpm’online». Чуть ранее, в нашей первой статье из данного цикла, мы рассказывали вам про возможности предпросмотра файла как в режиме минипросмотра в текущем окне, так и в соседней закладке браузера, а также про редактирование файлов онлайн.
Сегодня мы публикуем обзор следующих функций File X for bpm’online:
- Версионность файлов
- Полнотекстовый поиск в системе по словам и словосочетаниям
Версионность файлов
После того, как пользователь внес правки в файл в режиме онлайн (о редактировании файлов онлайн читайте в предыдущей статье) и закрыл вкладку редактирования, система уведомляет его о необходимости сохранения изменений в системе.
После подтверждения сохранения появляется уведомление о создании новой версии файла.
Данная функция применима не только к онлайн редактированию, но и к загружаемым версиям файла с рабочего стола.
При нажатии на кнопку [Версии файла] пользователь переходит ко всем существующим версиям выбранного им файла. В верхней части экрана указана информация о количестве версий и о номере текущей версии. Каждая новая версия файла всегда автоматически становится текущей.
Если пользователь обладает необходимыми правами и хочет выбрать в качестве текущей другую версию, то это легко сделать с помощью кнопки [Сделать текущей].
Также пользователь может удалять ненужные версии файла. Перед удалением система запросит подтверждение действий.
Если удаление касается текущей версии, то система проинформирует пользователя об этом и укажет, какая версия после удаления станет текущей.
Вся история работы с файлом хранится в разделе «Журнал изменений», где сотруднику, обладающему правами, доступна информация, когда и кем редактировался файл, какие версии и когда были текущими, а также когда и кем они удалялись.
История изменений не может быть удалена или отредактирована, что обеспечивает вашу осведомленность о всех действиях с файлом.
Полнотекстовый поиск
Полнотекстовый поиск по умолчанию реализован для документов, договоров и базы знаний.
Чтобы произвести полнотекстовый поиск в выбранном разделе по вложенным файлам, пользователь должен нажать на кнопку [Действия], выбрать [Поиск] и ввести интересующее его слово или словосочетание.
В результате система покажет список файлов, в тексте которых присутствует запрашиваемый элемент. Кроме того, для каждого файла справа будет показан номер документа, к которому данный файл прикреплен.
С помощью кнопки [Предпросмотр] можно открыть любой найденный файл.
Если у вас все еще остались вопросы по работе с File X for bpm’online, мы с удовольствием на них ответим.