С каждым годом появляются новые требования бизнеса к ИТ системам. Чтобы наши продукты могли быть полезными для разных отраслей, регулярно выпускаются актуальные обновления. Сегодня делимся с вами новостями свежего декабрьского релиза Документооборота 2.16
В дополнение к существующему функционалу добавили интеграцию с SharePoint и реализовали всё для структурированного хранения в нем каждой версии документа, маршруты теперь дополнены новым видом задач для использования в рабочих процессах, а также продолжаем развивать интеграцию с Диадок и многое другое.
Структурированное хранение файлов в SharePoint
Хранение файлов на внешних ресурсах всегда было и остается актуальной потребностью пользователей. Ведь у данного формата есть ряд преимуществ, к которым относятся доступ к документам с разных рабочих мест и существенная разгрузка базы данных. Для решения подобных задач в продукте появилась интеграция c SharePoint, который можно использовать как облачный сервис, так и развернутый в вашей локальной сети.
При использовании такого функционала необходима удобная и понятная иерархии папок для быстрого поиска информации. Сохранение этого условия часто является основной проблемой в процессе разработки. В Документообороте 2.16 были использованы все упомянутые критерии и выглядит функционал следующим образом.
Пользователь, как и раньше добавляет документ в карточку несколькими способами — через заранее созданные шаблоны, из входящего письма в электронной почте или же с помощью функции drag and drop, а версия этого документа сразу появляется в хранилище. Важно отметить, что версия данного документа располагается в хранилище в удобном для поиска формате, а именно в папке, которая создается автоматически. Новой папке сразу присваивается название, соответствующее номеру документа, который был создан системой в Документообороте.
Пользователь продолжает работу с документом и редактирует его, не выходя из системы. После сохранения изменений, в Документообороте создается новая версия документа. В хранилище новая версия появляется с таким же номером, как и в карточке документа, только к названию добавляется порядковый номер версии — v1, v2, v3 и т.д. Таким образом документы приобретают четкую иерархию и каждую версию документа можно легко найти в хранилище на любом этапе работы.
Новые возможности в настройке маршрутов согласования
Теперь рассмотрим обновления в настройке маршрутов согласования. В Документообороте уже реализован функционал для гибкой настройки условий в маршрутах согласования и сохранения их в шаблоны для последующего использования в рабочих задачах. С помощью простой настройки можно выстраивать последовательное или параллельное согласование, выбирать для исполнения задачи пользователя или группу, а также роль сотрудника в компании, чтобы создавать универсальные маршруты для разных подразделений. В новом релизе 2.16 в продукте помимо постановки задачи на согласование, исполнение или ознакомление с документов, теперь можно выбрать вариант отправки на подписание документа. Для этого необходимо выбрать такой вид задачи из предлагаемого списка.
Расширяем возможности использования интеграции с сервисом Диадок
В продукте уже есть готовая интеграция с сервисом обмена юридически значимыми документами Диадок. Она позволяет направлять и получать подписанные документы для обмена ими с пользователями из других организаций. В карточке документа и реестре отображается вся необходимая информация, но мы пошли дальше и добавили в новый релиз 2.16 ссылку на документ в Диадок. Теперь пользователь с правом подписи может в один клик перейти в личный кабинет Диадок, сразу в карточку нужного документа, что позволит быстро получить необходимую информацию, без совершения лишних действий.
Срочные задачи не останутся без внимания пользователя
Еще одно обновление произошло в разделе активности. Ранее в продукте уже были сделаны цветовые индикаторы, которые выделяли срочные задачи — красный, задачи в работе — зеленый, новые задачи — синий, задачи на проверку — оранжевый. В новом релизе 2.16 срочные задачи теперь не только выделяются цветом, а также перемещаются в начало реестра, чтобы пользователь не смог их упустить.
