Функция ведения журнала изменений файлов в Docs on bpm’online

В данном обзоре мы рассмотрим новую функцию в продукте Docs on bpm’online – журналирование файлов.

Журналирование – это запись всех действий с файлами. Теперь разделах Docs «Договоры» и «Документы» есть возможность видеть все изменения, которые осуществлялись с файлом, и, соответственно, все его доступные версии.

Данная функция включает в себя сохранение имени файла, номера и статуса версии, даты изменения и имени пользователя, совершившего следующие действия:

  • добавление новых файлов,
  • добавление новых версий документов,
  • выбор версии в качестве текущей,
  • удаление версий документов,
  • удаление файлов.

zhurnal-1

Польза журналирования файлов

Ведение журналов изменений необходимо для наглядного представления всей истории редактирования файла новому или вышестоящему лицу.
Функция помогает отследить всю историю жизни файла: кто его добавил, изменил или удалил. Это позволяет контролировать вносимые правки, выявлять, объяснять и по возможности минимизировать причины совершаемых сотрудниками ошибок.
Также существует возможность возвращения к использованию предыдущей версии файла в случае необходимости.

zhurnal-2

zhurnal-3

Вы можете настроить права доступа так, чтобы только пользователи, которым они предоставлены, могли использовать ту или иную функциональность журнала.

Если у вас появились какие-либо вопросы, с удовольствием на них ответим!