В этой статье мы решили рассказать вам не только про новую функциональность в циклах согласования, но и кратко про сами циклы, чтобы вы лучше понимали возможности нашего продукта PT Docs on bpm’online.
Функция циклов согласования
В продукте PT Docs для каждого участника согласования мы можем увидеть цикл его согласования. То есть, как только запускается процесс согласования в работу, первому участнику согласования либо последовательно группе формируется задача, и автоматически проставляется единичка в цикле. Это означает, что участник/группа получили задание первый раз. Если она согласована сразу, то цикл завершается. Задача решена.
Если же сотрудник не согласовал задачу в первый раз, то после того, как инициатор согласования завершил свою задачу на отработку замечаний, формируется новая задача согласования. В данном случае цикл проставляется под номером 2. То есть при формировании каждого нового задания на согласование текущему согласующему, номер цикла изменяется на одну единицу.
Преимущества
Руководитель получает аналитику и определяет тех согласующих, которые выставляют наибольшее количество замечаний, могут быть излишне строгими и тем самым задерживают рабочие процессы. Также доступная информация помогает проанализировать качество подготовки документов каждым инициатором согласования.
В итоге достигается объективный взгляд на весь процесс согласования с определением «слабых мест».
Нововведение
Номера циклов для каждого согласующего лица проставляются теперь не только в согласовании, но и в самой задаче, которая формируется. Ссылка на цикл присутствует в активности, что позволяет контролировать все замечания на каждом цикле.
Выбор действий инициатором при каждом факте несогласования: после исправления небольших замечании вернуть текущему согласующему (текущий номер общего цикла согласования остается прежним, а цикл конкретной задачи на согласование увеличивается на 1) или при исправлении критичных замечаний начать весь процесс согласования с первого согласующего (номер общего цикла согласования меняется).
Дополнительные возможности
При необходимости может быть настроена типовая форма печатного листа визирования с выведением замечаний согласующего по каждому циклу согласования и комментариями инициатора согласования по всем исправлениям.
Вся информация на листе визирования может быть предоставлена руководителям для контроля или для анализа по особо важным договорам и прочим документам.
С удовольствием ответим на все возникающие вопросы!