О компании
mfms° работает на рынке услуг информирования с 2005 года, помогая бизнесу выстраивать омниканальные коммуникации с клиентами. Компания признана лидером услуг SMS-информирования в России по данным РАЭК и Advanced Communications & Media. Штат насчитывает более 100 человек, а зона покрытия – 200 стран.
Ситуация
Потребность в формировании единого электронного хранилища договоров и автоматизации процесса их согласования поставила в 2016 году перед руководством mfms° вопрос о выборе соответствующего решения. На тот момент организация документооборота в компании представляла собой ведение базы договоров в системе 1С, хранение файлов на корпоративном ресурсе, а также согласование документов на бумажных носителях.
Ранее, помимо согласования документов по электронной почте, требовалось распечатать и подписать лист согласования, что затягивало процесс. О факте согласования или не согласования документа инициатор мог узнавать с задержкой, — делится своими воспоминаниями ведущий специалист по развитию ИС mfms° Антон Кочев.
Основные требования, выдвигаемые компанией к будущей системе электронного документооборота:
- Возможность организации единого для front office и back office информационного пространства (решение на базе одной из используемых платформ).
- Расположение всех компонентов системы в закрытой сети компании.
- Легкая адаптация пользователей к работе в системе и дружественный интерфейс.
- Адекватная стоимость продукта, соотношение цена-качество.
По результатам тестирования системы электронного документооборота на платформе bpm’online было принято решение о приобретении данного продукта. Разработка системы принадлежит компании «Программные Технологии» — сертифицированному партнеру Террасофт, интегратору и разработчику программных продуктов на bpm’online.
Решение
Внедрение системы по автоматизации документооборота mfms° началось в январе 2017 года. Проект, включающий сбор и согласование требований по функционалу, моделирование и разработку процессов согласования, обучение пользователей и опытную эксплуатацию системы сотрудниками различных подразделений, был реализован силами заказчика и завершился спустя 3 месяца. В конце марта 2017 года компания mfms° уже полностью перешла на электронный документооборот.
Система обеспечила наличие единой базы договоров и сопутствующих документов, а также базы контрагентов и контактов, что позволило сделать поиск информации быстрым и удобным, упростив работу специалистов, участвующих в процессе согласования. К примеру, теперь юристам достаточно лишь войти в систему, чтобы увидеть весь объем работ по договорам с указанием контрагентов и других важных параметров, влияющих на приоритетность той или иной задачи.
Автоматизация процесса согласования договоров существенным образом снизила временные затраты персонала, а также в разы повысила прозрачность самого процесса и скорость реакции сотрудников на любые изменения по договору. На данный момент ежемесячно через систему проходит свыше 200 договоров.
Широкие возможности аналитики системы помогают получать объективную информацию по загрузке персонала. Так, например, один юрист в месяц обрабатывает в среднем около 200 задач по договорам. Руководитель отдела видит все его незавершенные активности, количество активностей других сотрудников отдела и может в нужный момент перераспределить нагрузку или задать необходимые вопросы, не дожидаясь проблемных ситуаций.
Система на 100% оправдала наши ожидания. Может быть даже больше. Поскольку нам удалось реализовать более широкий круг задач, чем изначально планировалось. Возможности системы и платформы позволили самостоятельно автоматизировать наши внутренние процессы, например, работу офис-менеджеров, именно так, как нам хотелось бы. Я считаю, что результат очень хороший, — Антон Кочев, mfms°.