О заказчике
ЗАО «ТТ Мобайл» (торговая марка «МегаФон Таджикистан») — совместный проект оператора «МегаФон», Правительства и Министерства связи Республики Таджикистан по развитию мобильных коммуникаций в стране.
С 2001 года компания построила более 2000 базовых станций и обеспечила связью 98% населения Таджикистана, 75% жителей республики имеют возможность пользоваться 3G-интернетом.
17 лет упорной работы на рынке вывели «МегаФон Таджикистан» в лидеры в области внедрения цифровых телекоммуникационных технологий. Сейчас по всей стране работают более 200 офисов обслуживания и фирменных салонов оператора.
Ситуация
ЗАО «ТТ Мобайл» является крупной компанией. В ней работает более 600 сотрудников, а офисы компании рассредоточены по всем четырем регионам страны.
В Душанбе находится Головной офис компании «МегаФон Таджикистан», а также региональное управление по районам республиканского подчинения и Душанбе. Еще три управления расположились в Худжанде, Бохтаре и Хороге — крупных городах на северо-западе, юго-западе и востоке страны.
Вплоть до 2015 года в компании преобладал бумажный документооборот. В частности, на бумаге происходил важнейший процесс — согласование договоров. Это, вкупе с территориальной разобщенностью офисов, порождало целый ряд проблем:
- Подписание документов занимало много времени. На согласование одного договора могло уходить до 15 дней.
- Отсутствовал механизм выявления узких мест в процессах. При работе с бумагами, возникали задержки, документы могли вовремя не поступить к ответственному специалисту.
- Ответственность за согласование документов была крайне размыта. Бумаги передавались на подписание вручную, правки обсуждались на словах, сроки согласования устанавливались по личной договоренности между сотрудниками.
В связи с этим, руководством компании были определены следующие цели:
- Определение и увеличение скорости бизнес-процессов.
- Повышения их прозрачности.
- Рост ответственности и дисциплины сотрудников.
Решение
Достичь поставленных целей было решено за счет внедрения системы электронного документооборота. Были определены следующие требования к системе:
- Функциональность онлайн-аналитики по договорам на согласовании;
- Возможности моделирования и оптимизации бизнес-процессов;
- Механизмы контроля исполнительской дисциплины.
В качестве инструмента, отвечающего данным требованиям, была выбрана система электронного документооборота Docs on bpm’online. Внедрением решения и его развитием занялся разработчик продукта — компания «Программные Технологии».
За три года в компании «МегаФон Таджикистан» был реализован проект электронного согласования договоров и комплекс функций по бюджетному контролю и закупкам. В их числе:
- Автоматизация процессов согласования и подписания договоров;
- Реализация сложных маршрутов согласования;
- Настройка возможности проставления электронной печати;
- Настройка листа визирования и генерация отчетов;
- Миграция данных и процессов из системы FinOnline;
- Создание дерева бюджетов на каждый бюджетный период с возможностью детализации;
- Контроль достаточности бюджета, сроков и сумм;
- Уведомление о потенциальном и фактическом перерасходе средств по договорам в рамках статей бюджета;
- Быстрое согласование заявок на перенос строк бюджета в электронном виде;
- Ведение реестра платежей и хранение счетов;
- Автоматизация процесса закупок — от подачи заявки до фиксации поступления закупленных товаров на склад.
Опыт внедрения был настолько успешен, что функционал обрастает все новыми возможностями, — рассказывает финансовый директор Александр Шамилов. — Если в начале функционал ограничивался электронным согласованием договоров, то сейчас система самостоятельно определяет достаточность бюджета по заключаемым договорам и заказам, позволила автоматизировать составление реестра платежей. В этом году также завершена диджитализация закупочных процессов
Результат
На старте проекта координатор был обучен работе с системой, чтобы передать знания другим пользователям. Как итог, в настоящий момент в системе работает 80 человек: все департаменты головного офиса, а также руководители и сотрудники региональных управлений.
Экономия времени на согласовании документов
Главным положительным следствием использования системы Docs on bpm’online стало то, что работа с документами стала объективно быстрее.
За три года проекта в системе было согласовано более 6 000 договоров, свыше 16 000 счетов и примерно 1 500 прочих документов. При этом 99,5% согласований было завершено в рамках одного цикла.
Чем дольше система применялась в компании, тем меньше времени, в среднем, занимало согласование каждого договора:
- До внедрения системы — 11 дней (2015 год);
- Через год после внедрения — 5 дней (2016 год);
- Через два года после внедрения — 3 дня (2017 год).
Сейчас, в компании согласовывается и подписывается в среднем до 10 договоров в день.
Значительно повысилась и скорость согласования других документов:
- Срок переноса средств между бюджетами снизился с 7 до 3 дней;
- Согласование дополнительных соглашений длится 3 дня вместо 5;
- Реестры счетов согласовываются за 1 день.
Таким образом, процессы согласования документов в компании ускорились, в среднем, в два раза. При этом потери документов, благодаря хранению в электронном виде, по итогам 2017 года были сведены к 0.
Результаты, которых мы добились, устраивают абсолютно всех. Что касается меня, то как для сотрудника отдела договоров, это просто спасение, потому что, во-первых, теперь соблюдаются все сроки, во-вторых, все документы хранятся в электронном виде и не теряются», — комментирует Кристина Добрынина, координатор проекта со стороны ЗАО «ТТ-Мобайл»
Экономия времени на смежных процессах
Внедрение системы электронного документооборота в «МегаФон Таджикистан» позволило сократить время, которое затрачивалось сотрудниками на сторонние задачи:
- Благодаря функциональности автоматизированного бюджетного контроля сверка договора с бюджетом занимает не более 25 минут. При этом риски выйти за рамки бюджета по итогам трехлетнего использования системы были сведены к минимуму.
- Благодаря функциям автоматизированной генерации отчетов, составление стандартной отчетности, которое в компании производится два раза в месяц, отнимает у каждого сотрудника не более 96 часов в год.
- Поиск информации и составление нестандартных отчетов, чем сотрудник занимается примерно 10 раз в месяц, отнимает не более 60 часов в год благодаря удобным механизмам поиска по документам в электронном виде.
В целом, суммарная экономия рабочего времени на смежных процессах составляет более 2 500 часов в год.
Каждый инициатор договора заинтересован в скорейшем его согласовании для быстрого запуска в работу. Но удобная и надежная система поможет решить и другие рабочие вопросы: договоры хранятся в одном месте и не могут бесследно исчезнуть, а чтобы просмотреть договор или историю его изменения, потребуется всего несколько щелчков мыши, – комментирует Артур Галанин, коммерческий директор ООО «Программные Технологии».
Экономия времени в масштабах компании
Суммарный бизнес-эффект для компании тоже измеряется в часах. Благодаря ускорению работы с документами и отчетностью за три года использования системы электронного документооборота сотрудники компании «МегаФон Таджикистан» сэкономили более 2 716 часов, то есть, 339 с половиной рабочих дней. Это почти целый рабочий год.
Экономия времени как средство повышения ответственности сотрудников
До внедрения много сил, как физических, так и моральных, требовал сам процесс согласования, — поясняет финансовый директор Александр Шамилов. — Сейчас эти силы перенаправлены на выполнение других задач.
До внедрения системы электронного документооборота время сотрудников распределялось следующим образом:
- 50% занимало физическое перемещение документов;
- 16% рабочего времени отводилось на исправление замечаний;
- 11% уходило на архивацию документов в бумажном и электронном виде;
- 23% — на составление отчетов.
Спустя три года рабочее время распределяется следующим образом:
- 7% тратится на физическое перемещение документов;
- 5% — на исправление ошибок и замечаний;
- 10% — на архивацию документов;
- 3% — на рутинные отчеты.
На что же тратится остальное время? Анализ показал, что 15% из него сотрудники тратят на консультирование и помощь другим пользователям системы. А вот оставшиеся 60% рабочего времени — на анализ и улучшения результатов своей работы.
Уже в первые три месяца после внедрения системы сотрудники начали анализировать количество договоров, которые они обработали. Лояльность к системе, как следствие, быстро возросла: начались запросы на новые функции, связанные с бюджетом, платежами, закупками. Таким образом, пользователи системы, освободившись от рутинных задач и получив возможности аналитики, начали сами искать способы повышения эффективности своего труда.
В целом, как уже ранее было сказано, проект считаю успешным. А совершенству предела нет, — заключает Александр Шамилов. — Именно поэтому впереди еще много интересных дополнений к текущему функционалу.