Документооборот

  1. Домой
  2. Документация
  3. Документооборот
  4. Описание релизов Docs on bpm’online
  5. Версия 2.1

Версия 2.1

Карточка документа

Для удобства пользователя лента в карточке документа перенесена в специальный блок внизу карточки.

Лента в карточке документа

В Docs on bpm’online реализована отправка email с вложениями данного документа.

Отправка email

Документ

Для быстрого старта работ в Docs on bpm’online добавлены 4 преднастроенные печатные формы документов.

Список печатных форм в реестре документов

В зависимости от выбранного типа документа видоизменяется профиль страницы документа. Для документа с типом [Договор] появилась возможность указать его сумму, реквизиты контрагента и даты действия, родительский документ.

Новый вид профиля страницы документа с типом [Договор]
Для документа с типом [Акт] появилась возможность указать его даты действия и родительский документ.

Новый вид профиля страницы документа с типом [Акт]
Расширены возможности предпросмотра файлов с помощью online сервиса GDrive. К имеющимся (docx, pdf, jpg, png) добавлены новые doc, pptx, xls, xlsx, xml.

Предпросмотр новых форматов файла

Сканирование

В дополнение к регистрации документа из email и вручную появилась возможность зарегистрировать документ с вложением — сканом. Вы можете запустить процесс сканирования как с мини-карточки создания документа

Запуск сканирования с мини-карточки

так и с детали [Файлы и ссылки].

Запись сканирования с детали [Файлы и ссылки]
Выбрав сканер, произведя сканирование, вы можете загружить файл в карточку документа, из которого вызывалось сканирование в формате .jpeg или сконвертировать его в pdf.

Страница сканирования приложения Informer

По итогам сканирования файлы прикрепляются на мини-карточку

Вид мини-карточки документа с итогами сканирования

или на деталь [Файлы и ссылки].

Вид детали [Файлы и ссылки] с итогами сканирования

Нумератор

В реестре документов появилась возможность сконструировать маску нумерации записей.

Вызов нумератора из реестра документов

Вы можете установить правила безусловной нумерации в разделе.

Настройка безусловной нумерации

А также при желании можно настроить маску номера по условию, например, в зависимости от значения того или иного справочника.

Настройка условной нумерации

Электронный архив

В Docs on bpm’online реализована возможность объединять документы разного типа по определенному признаку (принадлежность к определенному проекту, контрагенту, периоду времени) в Дела. Благодаря этому упрощается контроль над документооборотом.

Общий вид страницы дела

В реестре документов вы можете создавать новые дела и дополнять дела новыми документами.

Создание нового дела

Дела и содержащиеся в них документы по истечении срока действия можно переносить в архив.

Архивирование дела

Для более легкого поиска и управления документооборот предусмотрена возможность фиксировать связи документов, в том числе создать подчинённые документы.

Подчиненные документы

Согласование

Для удобства пользователя в новой версии продукта реализован переход к документу, по которому назначена активность на согласование, непосредственно из уведомления об активности.

Переход к активности по согласованию

В мини-карточке запуска согласования добавлена информация о должности согласующего.

Выбор согласующего с учетом его должности

В случае, если продолжение процесса согласования более не имеет смысла или данный процесс должен быть остановлен по какой бы то ни было причине, ответственный по документу может его отменить.

Отмена согласования

Элемент БП «Запуск согласования» поможет автоматизировать процесс отправки документа на согласование. Теперь благодаря данному элементу легко настроить бизнес-процесс любой сложности.

Элемент «Отправить на согласование»

Добавлено уведомление инициатору согласования о завершении данного процесса.

Уведомление о завершении согласования

Резолюции

Для определения того, какие действия нужно совершить по документу, в Docs появилась возможность выносить, обрабатывать, отправлять на исполнение и подводить итоги исполнения резолюций. Таким образом, поручения руководителя в связи с документами стало удобно фиксировать и исполнять.

Мини-карточка направления документа на резолюцию
Страница резолюции

Ознакомление

Реализована возможность создать централизованно одну или несколько задач на ознакомление с документом и отслеживать их результаты.

Отправка документа на ознаковмление

Для управления процессом ознакомления можно указать конкретных коллег и срок для ознакомления.

Мини-карточка направления на ознакомление

Результат из активностей будет зафиксирован на одноименных вкладке и детали [Ознакомление].

Результат ознакомления

Активность

Docs on bpm’online версии 2.1 реализована возможность автоматически фиксировать фактическую дату завершения при завершении активности. Данная информация позволит более точно анализировать исполнении задач, ставить корректные срок и соблюдать их.

Фактическое время завершения активности

Комментарий по итогам контроля активности и согласования в новой версии перемещен в ленту

Вид ленты активности с замечаниями контролера

Реализована возможность учета рабочего календаря сотрудника в назначении активностей.

Проверка перед назначением активности

 

Справка

Для быстрого перехода к документации из системы разместили ссылку на нее в меню справки.

Переход к инструкции
Материал был полезен? Да Нет